5 צעדים ליצירת תכנית שנתית לאירועים לחברה

1. תקציב

טרם ישיבת ההתנעה הראשונה, חשוב לדעת מתוך התקציב הכללי, מהו התקציב לאירועים בחברה. בדרך כלל זהו נתון שניתן לקבל עם אישור התקציב בחברה, קרי בסוף השנה הקלנדרית. בדרך כלל סעיף תקציבי זה, מבוסס על קודמו, עם שינויים קטנים לכאן ולכאן. במידה ומדובר בחברה חדשה, צריך להתנהל הפוך, קודם כל תיבנה התכנית השנתית וממנה ייגזר התקציב.

2. ישיבת התנעה

מדובר בישיבה חשובה שבה תתקבלנה החלטות בנוגע לתאריכים ולקונספט כללי. כהכנה לפגישה, יש להגיע עם לוח שנה ובו תאריכים ונושאים נבחרים. חלק מהאירועים בדרך כלל הם סביב חגי ישראל, וחלק סביב תאריכים חשובים לחברה – אירוע סיכום שנה, אירוע פתיחת שנה, טיול חברה שנתי. מומלץ מעבר לתאריכים הקבועים, למצוא גם מספר תאריכים לא מיוחדים, במטרה לשבור שיגרה, לתת בוסט למוטיבציה של העובדים, לדוגמא בוקר מרקים בחורף. בסיום הישיבה צריכות להתקבל החלטות בנוגע לחלוקה כללית של התקציב פר אירוע, ובחירת נושאים עיקריים לכל אירוע. אגב, טרם הישיבה הזאת, ניתן לפנות לחברת הפקה, לקבל הצעות לנושאים לאירועים והערכה תקציבית. את כל זה ניתן לארגן במסמך מסודר לבאי הישיבה, ובכך להקל על קבלות ההחלטות במהלכה

3. פנייה לספקים

לאחר שההחלטות הפנימיות התקבלו וקיים שלד כללי וחלוקה תקציבית מתוכננת, חשוב להתחיל לבדוק את השטח מבחינת נותני השירותים. כאן בדרך כלל יש דילמה, האם לפנות לחברות שמתמחות בארגון אירועים? או האם לארגן את האירוע עצמאית. ההחלטה הזאת תלויה בכמה גורמים: גודל החברה, כמות העובדים, התקציב לאירועי החברה, כמות הזמן שיש למי שאחראי על האירועים. החברה יכולה לקבל החלטה על חלוקה, אירועים קטנים ופשוטים ינוהלו ע"י אחראי מטעם החברה, אירועים גדולים יותר או חשובים יותר ינוהלו ע"י גורם שלישי, חברה הפקות

4. ישיבות סטטוס תקופתיות

חשוב לכנס את מקבלי ההחלטות מישיבת ההתנעה אחת לרבעון, המטרה, לעבור על אירועים עתידיים ועל התכנית המפורטת שלהם, בנוסף, להסיק מסקנות ולקחים מאירועים שכבר התקיימו. שלב הלקחים קריטי לייעול של התכנית לשנה שאחרי, הלמידה פה חשובה מאוד.

5. מעקב

לאורך כלל השנה יש לבצע מעקב בכמה קטגוריות. קודם כל מעקב תקציבי, לוודא כי ההוצאות אכן תואמות את התכנון, באם יש חריגות, יש לטפל בהם. בנוסף, מעקב אחר משימות לביצוע לאורך הדרך, בחירת הספקים, המקום, הפקדת ההזמנה, אישורי הגעה וכל מה שכרוך בניהול אירועים מוצלחים.

לסיכום,

אירועים לחברה, חשובים בכל מצב, בין אם אתם עובדים בחברה גדולה, או שמדובר בחברה קטנה יותר ומשפחתית. התכנית השנתית יכולה להפוך את ההתעסקות עם האירועים, לפשוטה, קלה ומוצלחת יותר.

אולי יעניין אותך ערב צוות לעובדים