כנס הינו מפגש מיועד לנושא אחד, הוא יכול להתארך כמה שעות או כמה ימים ברצף. במהלך הכנס, ניתן להעביר הרצאות מעניינות, לקיים מפגשים ואפשר למצוא כיבוד עבור המשתתפים והאורחים. ניתן להפיק כנסים לפי נושאים שונים, לדוגמא, כלכלה, רפואה, רפואה, עסקים, חברתי, אקדמי ועוד. כנסים אלו מיועדים לאנשים אשר עוסקים או קשורים לנושא, אלא לא לקהל הרחב. מטרות של הפקת כנס יכולות להיות רבות ולרוב המטרה הינה לחשוף את החברה או ארגון, על מנת שיכירו מוצר או רעיון חדש. זהו אירוע חשוב לעתיד של העסק, ומסיבה זו יש חשיבות רבה לארגן אותה כפי שראוי. על מנת להבין יותר את נושא זה, נסביר כיצד מפיקים כנס על מנת להרשים את ממשתפים.
כתבה מעניינת למה חשוב לדאוג בארגון כנס מקצועי?
רוצים שנבנה לכם כנס שלא ישכחו? דברו איתנו עכשיו:
כיצד ניתן להפיק כנס מוצלח?
הפקת כנס מורכבת משלושה שלבים עיקריים שמומלץ להכיר מקרוב על מנת להפיק כנס מוצלח:
- השלב הראשון הינו השלב הטכני של האירוע, כלומר הלוגיסטי הכולל בחירת האולם, הגברה, מזון ושתייה, במה עומדת, הקרנה ורישום בכניסה. בחירת האולם הינה לפי כמות האנשים שמגיעים לכבוד הכנס וכמובן התקציב. לעיתים, ניתן למצוא אולמות אשר מציעות חברות קייטרינג ומשקאות כלול בהשכרת המקום. מומלץ לבחור באוכל מוכן גורמה, עם סוגים שונים של מאכלים וקוקטיילים. בנוסף לכך, ניתן לבקש את מכשירים של הקרנה והגברה הכוללים באולם. יש לציין, שקיימם אולמות המתאימות לסוג אירוע זה ומעניקים במה הנדרשת לכנס. קיימים גדליםשונים של במה ויש לוודא שהינה מתאימה עבור הכנס. לסיום, הנכם יכולים להזמין שירות של רישום בכניסה, על מנת לשלוט על כניסת הכנס ולברר על כמות האנשים אשר הגיעו לכבוד האירוע.
- השלב השני במסגרת הפקת כנס מוצלח במיוחד הינו שיווק האירוע, שנועד לשכנע קהל גדול להגיע לאירוע זה. ראשית, יש לשתף את הכנס באתרי אינטרנט ורשתות חברתיות. מומלץ לפרסם את האירוע באתרים וקבוצות אשר קשורות לתחום של הכנס. שנית, מומלץ להכין סרטון עם הסבר ופרטים על הכנס ולשדר אותו באתרים שונים. בנוסף, ניתן לשלוח הזמנות לכנס במייל עבור האנשים הרלוונטיים. מומלץ לבחור בכל השיטות השיווקיות, על מנת להעניק הרגשה של אירוע חשוב וגדול שאסור לפספס.
- השלב האחרון שמרכיב הפקת כנס הינו, תוכן האירוע. זהו שלב החשוב ביותר, מכוון שהכנס צריך להיות מושלם ולעניין את המשתתפים. התוכן של כנס הינו מתבוסס על הרצאות, כך שאנשים באים להקשיב במשך שעות נושא אחד. מומלץ להתייעץ עם אנשים אשר עוסקים ובעלי ניסיון זמן רב בתחום זה, על מנת לבחור תוכן מעניין. אנשים אשר לא התעניינו לא יחזרו לכנסים הבאים, כך מומלץ לבחור היטב את נושאים ההרצאות.
אין לכם זמן לארגן את הכנס, אך אינכם מוכנים לוותר בקלות על ההצלחה הבאה שלכם? כדאי לבחור בחברות אשר עוסקות בהפקת כנס, המארגנים לכם אירוע מיוחד ובלתי נשכח.
אולי יעניין אותך:
