מה חשוב לשים לב בעת תכנון הפקת כנסים?

מה חשוב לשים לב בעת תכנון הפקת כנסים?

רגע לפני שאתם מתכננים כנס חשוב שתשימו לב לדברים הבאים  שיעזרו לכם בהצלחת הכנס:

רשימת מוזמנים- חשוב לדעת כמה אורחים אתם מתכננים להזמין לכנס? מי הם המוזמנים? מה השאלות שיש לשאול בשלבים הראשונים? ככל שתזמינו יותר מוזמנים כך תצטרכו להתארגן באולם גדול יתר בהתאם לכמות המוזמנים. כמו כן, חשוב לדעת מהו אופיו של הכנס על מנת להתאים את הלוקשיין והתכנים שקשורים אליו.

תקציב- איזה תקציב עומד לרשותכם, האם מדובר בתקציב מוגבל או לא מוגבל? כיצד תנצלו אותו נכון? היכן תוכלו לחסוך ולהפיק את המירב המגבלות הכלכליות אשר עומדות לפניכם.

בחירת יום ושעה- בחירת תאריך ושעה הם דברים חשובים ביותר בעת הפקת כנסים. מאחר וישנם עוד כנסים, חשוב שהכנס שאתם מתכננים לא יצא ביום שיש בו עוד כמה כנסים. מעבר לכך, חשוב שהשעה והתאריך יהיו נגישים לכלל האנשים על מנת שכולם יוכלו להגיע בקלות.

בחירת מיקום- חשוב לבחור לוקשיין משלכם שיתאים לכנס עצמו. על הלוקשיין להיות מרכזי ונגיש לאנשים על מנת שיוכלו להגיע בקלות לכנס. כמו כן, חשוב שלוקשיין יכיל את כמות המוזמנים לאירוע ויתאים למצב הכללי.

קייטרינג- חשוב שהקייטרינג יהיה איכותי וטעים. תוכלו לבחור ארוחת בוקר, צהריים או ערב בהתאם לכנס עצמו ולשעות פעילות הכנס.

מקרן וציוד הגברה- ציוד ההגברה והמקרן הם דבר חשוב בעת תכנון כנס, במיוחד שהם כוללים מצגות והרצאה של אנשי מקצוע בתחום לגבי שירותים או מוצרים. לכן חשוב שהציוד שכולל הגברה יהיה חדיש ומתקדם ויהיה תקין.

מיתוג ושיווק- חשוב שבכנס יחולקו פולדרים או ברושורים אשר מציגים את מה שיהיה בכנס בצורה תמציתית ומובנת למוזמנים. יש להקפיד על עיצוב תדמיתי ומיתוגי של הלוקשיין וסביבת הכנס על מנת שיהיה ברור באיזה עסק מדובר.

לשם מה צריך הפקת כנסים?

הפקת כנסים נועדה על מנת למתג ולשווק נכון את העסקים ללקוחות פוטנציאלים וכן ללקוחות קיימים אשר עובדים עם החברה. בכנס עצמו לרוב ידברו על שירותים או מוצרים חדשים שיש ליידע את הלקוחות ואשר נוספו לחברה, או לתת מידע לגבי שירותים חדשים שנכנסו לחברה. הכנס עצמו היא הזדמנות מצוינת לחשוף את השירותים או המוצרים החדשים שאנו רוצים ליידע את הלקוחות שלנו או העובדים שלנו.

שירותים נוספים:

יום גיבוש לעובדים במרכז

יום כיף לחברות