הפקות אירועים עסקיים יכולות להיות מאתגרות למדיי. לאחר ההפקה האדירה של החברה המתחרה שלכם, גם אתם מעוניינים לערוך את האירוע המושלם והמנצח על מנת להחזיק את הראש מעל המים. אבל מה לעשות, לא כל אחד מאתנו נולד מפיק אירועים, ולכן אתם תזדקקו לשירותיהן של חברות הפקות אירועים. לחברות אלה יש את כל הניסיון והידע הדרושים על מנת לעזור לכם לכבוש את הערב ולעורר את קנאתם של המתחרים.
להפיק אירוע שלב אחר שלב
להפקת אירוע מוצלח, חשוב לפעול לפי שלבים מוגדרים מראש. ממבט ראשון, נראה כי מדובר בפעולה מורכבת, אך אם נפעל לפי שלבים, נוכל לחסוך מעצמנו טרדות רבות.
שלב א – מה המטרה שלנו בעצם?
אחד הדברים הראשונים שאנחנו צריכים לעשות הוא להגדיר את מטרת האירוע. אם, למשל, מדובר באירוע שיווקי, נדאג לעצב אותו בהתאם: נדפיס פליירים, נציע דוגמיות בחינם של השירותים שלנו, נמקם כרזות גדולות בכניסה ועוד. מנגד, אם מדובר באירוע השייך לחברה עצמה ומיועד בעיקר לעובדיה ולבני משפחותיהם, אפשר להשקיע פחות בשיווק ויותר בתוכן – הזמנת מופע אמנותי, קייטרינג טעים ועוד.
אולי מעניין אותך לקרוא על יום גיבוש לעובדים
שלב ב – היכן תערכו את האירוע?
נושא חשוב נוסף שיש להתייחס אליו הוא המיקום של האירוע. ישנן חברות שיעדיפו לקיים את האירוע במשרד או במתחם השייך להן, אך אם אתם רוצים לשנות אווירה ולעשות משהו אחר לשם שינוי או אם אין לכם די מקום במשרד, חשוב לבחור אולם או גן אירועים. מומלץ לבחור מיקום נוח להגעה, שיש בו חניה בשפע וגם תחבורה ציבורית נוחה המגיעה אליו. חשוב להזמין את המקום מראש על מנת שתוכלו לארגן אותו לקראת הכנס הגדול שלכם. כמו כן, אם מדובר בכנס קטן המיועד לעובדים, ניתן לבחור במסעדה, בית קפה או פאב.
רוצים שנבנה לכם הפקת אירוע מוצלח במיוחד? דברו איתנו עכשיו:
שלב ג –וודאו שכולם ידעו על האירוע
בייחוד אם מדובר בכנס שאליו צפויים לבוא אנשים רבים. זה הזמן לעצב כרזות, להעלות באנרים, לצלם סרטון ולעשות כל שביכולתכם על מנת למשוך כמה שיותר אנשים לאירוע. הדגישו עד כמה מיוחד האירוע שלכם, מי הולך להופיע בו ותרמזו על אטרקציה מעניינת שתמשוך את תשומת לבכם.
שלב ד – מה יהיה באירוע שלכם?
כעת, מגיע הרגע שבו אתם צריכים לתכנן את תוכן האירוע – איזה מסר תרצו להעביר, אילו אמנים תזמינו, והעיקר – איזה כיבוד תספקו לאורחים שלכם. מטבע הדברים, אם אתם מארגנים אירוע לעובדים שלכם, תצטרכו להשקיע יותר בקייטרינג ואולי להזמין גם על האש. אך גם אם הכנס שלכם מיועד לאנשים מבחוץ, חשוב לספק להם את הכיבוד הבסיסי ביותר הכולל קפה, עוגיות ומתוקים.
שלב ה – סגרו פינות ואל תשכחו גם ליהנות
בשלב האחרון כדאי לסגור כמה פינות באירוע שלכם, דברים אחרונים עם חברות הפקות אירועים, בעל האולם או עם האמן שצריך להגיע. במהלך האירוע עצמו, אל תשכחו לשדר נינוחות ורוגע, ופשוט תיהנו מעוד אירוע מוצלח.
רוצה לקרוא על מגוון גדול של פעילות גיבוש
